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ISSN° 2265-6294

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Vol. 3, n°1
Autumn - Automne 2012
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The Inadequacy of Bureaucratic Organizations
Aida Alvinius
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Description

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Abstract
 
Governmental bodies such as the Armed Forces are examples of bureaucratic organizations characterized by centralized hierarchical structure, rationality, stability, impersonal rules, clear boundaries, responsibility and authority. Critics claim that because of a rigid structure, organizations with a strict vertical hierarchy of authority do not function well in non-routine situations where creativity and flexibility are required. But hierarchy survives by incorporating elements that are not traditionally found in a classically bureaucratic structure. In the military context, liaison officers and military observers are examples of such elements, frequently operating with a high degree of independence between the boundaries of their own organization and its environment. The purpose of this study is to explore how bureaucratic, hierarchically structured organizations can function in a demanding and dynamic environment characterized by life and death situations? Twenty-one informants (mainly military officers) were interviewed. They had a variety of experiences and occupational roles in civil-military collaboration contexts. A grounded theory analysis of interview data shows that military organizations' adaptation to unpredictable environments can be empirically shown to be a balancing act between improvisation and flexibility on the one hand and the pursuit of structure and adherence to established hierarchical order on the other. For adaptation to be possible there must be actors (boundary spanners or links) to implement it, and meeting grounds (temporary organization) on which to work and get their act together.

Résumé
 
Des groupes fonctionnels publics tels que les armées sont de bons exemples d'organisations bureaucratiques, caractérisées par une structure hiérarchique centralisée, la rationalité, la stabilité, des règles impersonnelles, une séparation claire avec l'environnement, la responsabilité des acteurs et l'autorité. Les critiques qui leur sont adressées visent leur rigidité et l'incapacité d'une structure hiérarchique stricte à fonctionner convenablement dans des circonstances exceptionnelles exigeant créativité et souplesse. La hiérarchie survit pourtant en intégrant des éléments normalement absents des bureaucraties classiques. Dans un contexte militaire, les officiers de liaison et les observateurs militaires, opérant entre l'organisation et son environnement avec des marges importantes d'initiative, fournissent des exemples de tels éléments. Le propos de cet article est d'explorer la manière dont des structures hiérarchiques de type bureaucratique peuvent fonctionner dans des situations évolutives et difficiles où la vie des acteurs est en jeu. Pour ce faire, 21 entretiens ont été conduits avec des acteurs (principalement, des officiers) présentant des profils d'expérience diversifiés et ayant assumé différentes fonctions dans des contextes de collaboration civilo-militaire. L'analyse empirique de ces entretiens, menée selon l'approche inductive de Glaser et Strauss (théorie ancrée), montre que l'adaptation de l'organisation militaire à des situations imprévues hésite entre improvisation et souplesse d'une part, application du règlement et recours à la voie hiérarchique, de l'autre. L'adaptation, pour être effective, requiert des intermédiaires ou acteurs sécants, et des lieux de rencontre (organisation temporaire) où ils puissent travailler et trouver ensemble une solution.
 
Keywords : Bureaucratic organization ; military ; demanding environment ; adaptation ; structure ; flexibility ; improvisation ; temporary organizations ; links ; boundary spanners.

Mots-clés : Organisation bureaucratique ; armées ; contexte difficile ; adaptation ; structure ; flexibilité ; improvisation ; organisation provisoire ; intermédiaires ; acteurs sécants.

Citation
 
Alvinius, Aida, “The Inadequacy of Bureaucratic Organizations : Organizational Adaptation through Boundary Spanning in a Civil-Military Context”, Res Militaris, an online social science journal, vol.3, n°1, Autumn/ Automne 2012.
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Aida Alvinius is a PhD candidate at Karlstad University (Department of Social Studies), and research assistant at the Swedish National Defence College (Department of Security, Strategy & Leadership), Karlstad and Stockholm.

Aida Alvinius est doctorante au Département d’études sociales de l’Université de Karlstad, et assistante de recherche au Collège de Défense Nationale (Département de Sécurité, Stratégie & Leadership), Karlstad et Stockholm.
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